¿Cuáles son los conceptos básicos de macros?

Compartelo con tus amistades

¿Cuáles son los conceptos básicos de macros?

Nota: El material de esta sección se ha adaptado a Access 2002 utilizando como referencia el libro de Sussan Novalis Access 97 Macro and VBA Handbook (1997). Si quiere obtener más información acerca del uso de VBA en Access 2000 puede consultar el libro Access 2000 VBA Handbook (1999) de la misma autora.

Microsoft Access incluye dos tipos de herramientas que le permiten automatizar una base de datos: la programación de macros y la programación de Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Microsoft incluye estas dos herramientas diferentes debido a que pretende que Access sea un sistema de administración de bases de datos que pueda ser utilizado por la gran mayoría de los usuarios.

Por un lado se encuentran los usuarios que quieren profundizar en una aplicación de base de datos interactiva pero que, sin embargo, carecen de unos conocimientos básicos de programación.

La solución para estos usuarios se traduce en forma de macros. Por otra parte se encuentran todos aquellos desarrolladores que necesitan las prestaciones que puede ofrecer la programación VBA. Entre medias se sitúan los usuarios que tienen ciertos conocimientos de programación y experiencia previa y que pueden decantarse por cualquiera de las dos herramientas.

En esta sección analizaremos los conceptos básicos de la programación con macros. Veremos que el objetivo principal de la programación de macros es crear programas que dupliquen los pasos que se siguen al interactuar con una base de datos.

La mayoría de las macros se pueden diseñar fijándose exclusivamente en el proceso que se sigue para realizar una tarea y después transformar ese proceso en instrucciones de macro. También analizaremos la forma de controlar los conjuntos de instrucciones que se ejecutan o se omiten, cómo diseñar una macro que sirva para escoger entre dos opciones y cómo configurar una macro que repita acciones.

Nota: Se supone que ya sabe cómo abrir una nueva macro y explorar los contenidos de la ventana de diseño de Macro, operaciones analizadas en capítulos anteriores.

La ventana Macro

Las macros se diseñan en una ventana específica denominada ventana Macro. Como valores predeterminados, Access muestra únicamente dos de las cuatro columnas en la parte superior de la ventana.

Sin embargo, se puede modificar el diseño predeterminado e incluir las cuatro columnas con tan sólo marcar las casillas de verificación Columna de nombres y Columna de condiciones en la ficha Ver del cuadro de diálogo Opciones. Para abrir este cuadro debe usar el comando Opciones del menú Herramientas. Al cambiar la configuración, en la hoja de macro se añaden las dos columnas restantes.

En el cuadro de diálogo Opciones se puede modificar la configuración predeterminada de la ventana Macro

La parte superior de la ventana Macro incluye celdas especializadas en las cuatro columnas. Habitualmente una hoja de macros suele contener varias macros; los nombres de cada macro se introducen en la columna Nombres de macro. En la columna Condición tenemos que indicar las condiciones de prueba que controlan la parte de la macro que se ejecuta. La columna Acción le permite seleccionar las acciones de la macro que aparecen en la lista desplegable del cuadro combinado. La columna Comentario sirve para indicar el objetivo o la razón de una acción y también para añadir comentarios adicionales. Esta columna no tiene otra función en Access y es muy útil para describir la acción de la macro o para determinar el momento de ejecución de una determinada macro.

¿Cuáles son las barras de herramientas de una macro?

La barra de herramientas de una macro contiene las herramientas habituales de edición que le van a permitir crear y modificar macros, incluyendo los botones Guardar, Cortar, Copiar, Pegar, Deshacer, Insertar filas y Eliminar filas.

También podemos encontrar botones que permiten mostrar u ocultar las columnas Nombres de macro y Condición, el botón Ejecutar que sirve para poner en marcha la primera macro de una hoja de macros, el botón Paso a paso muy útil para solucionar problemas relacionados con una macro y el botón Generar que le permite crear expresiones. En la parte final de la barra se incluye una serie de botones que sirven para abrir la ventana Base de datos, crear un nuevo objeto y obtener ayuda.

El comando Ejecutar del menú Ejecutar así como el botón Ejecutar de la barra de herramientas, permiten ejecutar únicamente la primera macro que aparece en la lista de macros. Dado que en una hoja de macros suele haber más de una macro, es necesario encontrar la forma de seleccionar y ejecutar cualquiera de las que aparecen dentro de la lista de la hoja.

Cuando se crean o se prueban nuevas macros es aconsejable ejecutarlas cuando la ventana Base de datos o un formulario estén abiertos así como la ventana Macro. Se pueden personalizar las barras de comando y añadir un comando ejecutar Macro que le permita ejecutar cualquiera de las macros de la hoja.

Para ello hay que añadir este botón a las barras de herramientas Diseño de macro, vista Formulario y Base de datos, como se explica a continuación:

  1. Pulse con el botón derecho del ratón sobre la barra de menús o de herramientas de la ventana de diseño de macro y elija la opción Personalizar. Abra la ficha Barras de herramientas y marque las casillas Base de datos y Vista formulario.
  2. Abra la ficha Comandos del cuadro de diálogo Personalizar. Seleccione la opción Diseño de macro de la lista Categorías y el comando Ejecutar macro de la sección Comandos (figura 29.5). Pulse este comando, arrástrelo hasta todas las barras de menús y sitúelo a la izquierda del botón Ayuda.
  3. Pulse la ficha Barras de herramientas del cuadro de diálogo Personalizar y desactive las casillas Vista formulario y Base de datos para ocultar las respectivas barras de herramientas. Pulse Cerrar cuando haya terminado.
  4. Pulse el nuevo botón Ejecutar macro de la barra de herramientas (figura de la izquierda). Se abrirá el cuadro de diálogo Ejecutar macro (figura 29.6) en el que puede indicar el nombre de la macro que quiera ejecutar o seleccionar una de las opciones de la lista desplegable.

¿Cuáles son las acciones de macro?

En la programación de una macro, la propia macro se crea a partir de la definición de un conjunto de acciones de macro. La mayor parte de estas acciones duplican los pasos que se siguen para interactuar con Access.

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

WP2Social Auto Publish Powered By : XYZScripts.com